#51 Auftragsabwicklung in Holzbaubetrieben X Achim Fuderer & Ernst Stephan

00:00:00: Mit System vor der Baustelle bis ins Büro arbeiten, zu viele Schnittstellen und die Rechnung geht nicht schnell genug raus.

00:00:06: Besucht diese Veranstaltungen sind wirklich wichtig damit ihr eure Prozesse eure Abläufe, damit ihr da sicher seid, damit wir die richtigen Instrumente kennenlernen um euch dazu optimieren.

00:00:18: es gibt schon wirklich gute Tools zur Auftragsabwicklung zur Dokumentation zur Kommunikation.

00:00:37: Heute zu Gast Achim Fuderer und Ernst Jeffern, schön dass ihr beiden da seid.

00:00:42: Freut uns ebenso das wir da sein dürfen.

00:00:45: Die Auftragsabwicklung in Holzbau betrieben ist einer der Prozesse und somit auch ein Prozess, der einfach laufen muss.

00:00:53: Also gemeint es hier wirklich das Ding von vorne Angebotserstellung und Kalkulation über die Arbeitsvorbereitung, Zeiterfassung Baustellendokumentationen und ganz wichtig natürlich am Ende des Themas Abrechnungen Rechnungsstellung und dazu gehört natürlich auch die Nachkalkulation.

00:01:10: Und wenn es da in diesem Prozess irgendwo hakt, dann wackelt's nicht nur ein bisschen am Büro-Tisch.

00:01:15: Sondern es geht natürlich auch richtig ums Geld.

00:01:18: Achim!

00:01:19: Wo passieren denn eben in dem Prozess der Auftragsabwicklung die meisten Fehler erfahrungsgemäß, die zu Zeit und Geldverlust führen können?

00:01:28: Erfahrungsgemäße ist so dass wirklich dieses Nachtragsmanagement mit eines der größten Mancos ist... gemachte nachträge einfach nachher nicht in rechnung stellt sie nicht erfasst dass der mitarbeiter draußen vor ort das gar nicht mitbekommt dass es nicht im angebot drin war dass er das eben extra jetzt aufführen muss, als Nachtrag behandeln muss und es auch abklären muss.

00:01:53: Und das ist ja auch ein großes Hemmnis für den Mitarbeiter draußen.

00:01:56: Denn zu warten?

00:01:57: Zu sagen okay, das wäre ein Nachtrag!

00:02:00: Jetzt müssen wir den Chef informieren der muss beim Kunden klären Wir brauchen einen Auftrag dafür und erst dann kann ich's auch wirklich als nachtrag abrechnen.

00:02:10: Da spart man sich diesen ganzen Aufwand und Machtzeit, aber das führt natürlich dazu, dass im Endeffekt immer viel mehr gemacht wurde wie abgerechnet werden kann.

00:02:19: Das wirklich super schade ist!

00:02:21: Und da haben wir natürlich ein großes Problem und einen großen Hebel allen Mitarbeitern des irgendwie plausibel zu machen, dass sie zum Einen wissen was im Angebot steht und zum Anderen dann dieses auch als Nachtrag erkennen melden und dementsprechend damit umgehen.

00:02:38: An diesen Nachträgen, es hängt ja dann auch so ein Stück weit das Thema Kommunikation.

00:02:42: Vielleicht Stundenzettel?

00:02:44: Das hängt alles ein bisschen in dem Ding mit drin.

00:02:46: Das

00:02:46: hinkt alles zusammen, genau!

00:02:48: Weil ich muss ja den Nachtrag auch dokumentieren.

00:02:51: also wie viel Zeit habe ich da dafür gebraucht.

00:02:54: Das muss sich auf irgendein Zettel schreiben oder am besten in irgendeine Software eingeben sodass ich sie eben gleich in Auftrag geben kann und nachher auch gleich mit abrechnen kann.

00:03:04: Und da hat sich auch bewährt, wenn wir Software im Einsatz haben.

00:03:08: Dann funktioniert es normalerweise besser und schneller weil eben die Kommunikation hier auch sehr viel schneller gehen kann mit dem Chef, mit dem Büro und dann aber auch mit dem Kunden.

00:03:21: Wenn du aussagst schneller?

00:03:23: Wenn's dann um die Rechnungsstellung geht oftmals vielleicht ja ein Knackpunkt dass die Rehnung einfach so spät gestellt wird das irgendwann plötzlich mal das Geld fehlt oder

00:03:32: Das haben wir auch ab und zu, leider Gottes trotz Abschlagszahlungen und Trotzabsicherung vorher.

00:03:38: Wenn das Geld erst mal nicht mehr da ist dann ist auch leider oft nichts mehr zu holen und dann haben wir ein wirklich dickes Problem.

00:03:46: Da kann es dann aber unter Umständen auch wieder an der fehlenden Dokumentation scheitern oder wird halt zu wenig abgerechnet.

00:03:52: Genau, wenn die Dokumentierung nicht schnell da ist, dann wird eben auch nicht abgerechnet.

00:03:56: so ist es.

00:03:57: und die Dokumination wirklich die Basis der Abrechnung.

00:04:01: da haben wir natürlich auch einen großen Hebel wo man sagen können Wenn die Dokumbentation direkt vor Ort gemacht wird mithilfe von Software Tools oder mit Hilfe von digitalen Möglichkeiten, dann ist man da auch schneller und kann dann im Endeffekt sobald die Abnahme erfolgreicher direkt sofort die Rechnung herausschicken.

00:04:19: Am besten noch von der Baustelle!

00:04:21: Ein großes Ding mit der Rechnung ist es ja nicht vorbei, ähnliche Projekte sollen ja wieder ähnlich gut kalkuliert werden.

00:04:27: Das Thema Nachkalkulation gehört ja genauso dazu.

00:04:29: NachkALKULATION ein ganz wichtiger Punkt weil das eben nicht kontinuierlich gemacht wird.

00:04:35: und warum braucht man eine nachkalkulation um eben aus seinen Fehlern zu lernen?

00:04:39: Ein ganz ganz wichtiger punkt.

00:04:41: also wo habe ich mich?

00:04:43: eventuell hatte ich falsch eingeschätzt und mich verkalkuliert will ich gar nicht sagen.

00:04:48: aber wo sind Stellschrauben die nicht so gelaufen sind, wie ich es gedacht habe.

00:04:53: Ich muss ja lernen aus der Vergangenheit und muss das dann in die Zukunft

00:04:57: projizieren.".

00:04:58: Und wo klemmt es da vielleicht manchmal?

00:05:00: Also warum macht man's dann nicht, ist das einfach nur ich habe keine Zeit.

00:05:03: Ich muss schnell, schnell weitermachen.

00:05:04: Oftmals

00:05:05: fehlt es einfach das System dazu so dass sich sagen kann okay ich muss nur da und da drauf geschauen und dann hab' ich schon die Nachkalkulation.

00:05:14: also die Daten fehlen.

00:05:15: Die IST-Daten ja dass man die nicht in ein System einträgt und sagt ok damit is automatisch schon die nachkalkulation fertig sondern das ist mit Aufwand verbunden wenn ich das händisch mach Motivation diesen zusätzlichen Aufwand sozusagen zu tätigen.

00:05:32: Und eben genau zu diesem Themen und Fragestellungen haben wir eine Umfrage, eben wirklich bei Entscheidern in unseren Mitgliedsbetrieben durchgeführt um genau hier zu erfahren und von der Basis her zu verstehen wo drückt denn der Schuh?

00:05:46: Eine weitere Frage war dann zum Beispiel auch welche Art von Unterstützung oder welches Werkzeug würde dem Betrieb den Betrieben denn helfen diese angesprochenen Herausforderungen zu lösen.

00:05:59: Was waren da so die Antworten?

00:06:02: Helfen würden da Systeme, das muss ja nicht immer digital sein aber wir brauchen organisatorische Systeme die das abbilden auch die Prozesse abbildet im Unternehmen die Abläufe die da sind wie einen Schritt nach dem anderen gemacht wird und dies muß dann abgebildet werden dass eben auch diese Dokumentation etc.

00:06:21: da gut klappt.

00:06:22: also wir brauchen irgendeine Form von Systemen.

00:06:24: das funktioniert

00:06:27: ernst.

00:06:27: Wir haben da ja schon ein paar Mal darüber gesprochen.

00:06:29: Eine unserer Stärken im Bildungszentrum ist genau da zu reagieren, wenn der Bedarf aus der Branche herkommt und gemeldet wird und klar ist mit Seminaren, mit Fortbildungen da eben aktiv zu werden.

00:06:43: Und jetzt eben konkret die Frage was haben wir da zum Thema Auftragsabwicklung auf die Beine gestellt?

00:06:49: Und Auftrag abwicklung ist noch viel mehr.

00:06:51: Wir haben es schon gehört Kommunikation Dokumentation.

00:06:55: Was bieten wir da an?

00:06:58: Wir waren riesig dankbar für die vielen Antworten, die wir aus der Umfrage und aus den Gesprächen im Haus gesammelt haben oder sammler konnten.

00:07:07: Daraus entstanden sind eine Seminareihe, eine Seminarkombination zum Einen mit der Auftaktveranstaltung digital pick-compact mit dem Beitrag und Namen digitale Abläufe im Holzbaubetrieb sinnvoll gestalten.

00:07:22: Das ist erstmals eine Auftaktveranstaltung.

00:07:25: Präsenz, also hier in Bebrach findet am Elf der Elfte statt und ist erstmal unabhängig von konkreten Broschen Software Anbieter sondern soll erst mal ein Ist Aufnahmemache für den Betrieb oder Teilnehmer?

00:07:43: wie gestalt ich überhaupt den Arbeitsablauf?

00:07:47: In der Auftragsabwicklung bei mir im Betrieb, wo entstehen die meisten Schwierigkeiten?

00:07:51: Wo liegen meine persönlichen Probleme darin?

00:07:55: Wo mache ich Arbeit doppelt.

00:07:58: Das Ganze wird beleuchtet an den Auftaktveranstaltungen und führt dann praktisch auch zur persönlichen Zielsetzung für den betreffenden Betrieb.

00:08:07: Diese Zielsetzung wird dann weiter... verfolgt in vier Online-Terminen, die den im Januar, Februar, März und April stattfindet um eben den Teilnehmer zu begleiten auf seinem Weg zur Verbesserung von seinen Arbeitsschritte in der Auftragsabwicklung.

00:08:28: Der zweite Baustein ist weil man doch auch sehr kündigt dass man das ganze nie ganz abkoppeln kann von Angeboten in der Softwarebranche dass wir den Markt der Möglichkeiten auf die Beine gestellt haben, wo man tatsächlich mit konkreten Anbietern aus der Auftragsabwicklung Software Branche einen Veranstaltungstag in Form von einer kleinen Messe jeder Anbieder von Software für den Bereich Angebotserstellung Kommunikation Dokumentation bekommt.

00:09:03: Die Bühne darf zeigen was er kann Und es ist aber auch ansprechbar für alle Interessierten, die an dem Tag teilnehmen und den Markt der Möglichkeit nutzen um die Möglichkeiten einen Vergleich herzustellen zwischen einzelnen Anbietern.

00:09:20: Genau wir wollten einfach hier nochmal aufmachen und sagen Es gibt schon wirklich gute Tools zur Auftragsabwicklung, zur Dokumentation, zur Kommunikation Aber auch im Management gibt's schon wirklich klasse Sachen unseren Zimmerei Betrieben auch mal vorführen, mal zeigen was es da gibt.

00:09:39: Zum einen durch eben den kurzen Vortrag wirklich nur ein Impuls Was kann das Tool am besten?

00:09:45: Was würde ich denn gerne anschaffen wollen?

00:09:48: Für was braucht es die Zimmerei?

00:09:49: und im zweiten dann eben spezielle Nachfragen, die Möglichkeit dass jeder direkt am Stand nachfragen kann.

00:09:55: ja passt es denn auch für mein Betrieb ist es das was mich vorwärts bringt wofür ich wirklich Geld ausgegeben mag.

00:10:04: Geschichten, ganz tolle Sachen die wir einfach gerne vorstellen wollen.

00:10:08: Wenn du sagst direkt ins Gespräch gehen dann wäre es ja eigentlich auch sinnvoll sich wirklich vorzubereiten.

00:10:13: wenn ich an dem Tag komme als Betrieb, als Entscheider was soll dich mitbringen?

00:10:17: Genau das ist wirklich am allerbesten ein bisschen eine Vorstellung mit bringen wo könnte ich den Unterstützung benötigen?

00:10:25: Pflichtenheft ist schon zu viel, also nicht ganz in diese Richtung.

00:10:28: Aber wo sind meine Prozesse, meine Abläufe denn nicht optimal?

00:10:32: Wo wünsche ich mir Unterstützung, dass ich da eine gewisse Vorstellung habe und vielleicht hab' ich auch schon das ein oder andere Tool beim Kollegen gesehen oder mal gehört Und dann kann ich mich auch darüber wirklich näher informieren eben bei dieser Veranstaltung am neunten Dezember unserem Markt der Möglichkeiten in Biberrach

00:10:50: Und wenn man eben nochmal dieses digital fit des Seminarens, wie du sagst es geht über mehrere Termine.

00:10:56: Es gibt eine Begleitung.

00:10:58: also ich habe wirklich die Möglichkeit Ich bekomme einen Impuls.

00:11:01: Ich kann ihm da heim sozusagen was umsetzen vielleicht auch gleich etwas testen und hab beim nächsten Termin dann direkt mal die Möglichkeit das vielleicht auch vorzustellen mir eine Rückmeldung von den anderen Teilnehmern reinzuholen mit denen ja dann auch in Austausch kommen.

00:11:15: Das ist die Idee die dahinter steckt dass man nicht nach einem Tag Veranstaltung nach Höse fährt und das Ganze denn nicht ins Tagesgeschäft bringt, sondern es zielischer ist, dass man das erarbeitete von diesem Tag ins Tages-Geschäft in die Umsetzung bringt.

00:11:30: Dass ich tatsächlich auch dauerhaft eine nachhaltige Verbesserung im Betrieb erkennen kann – und das funktioniert nur wenn ich das in der Umsetzung mitbegleite und immer wieder mal Bühne gebe für Rückfragen, für weitere Tipps verabkläre anderen die auf dem gleiche Weg sind.

00:11:48: Um es jetzt auch wirklich konkret zu machen, für wen sind diese zwei Veranstaltungen wirklich jetzt gemacht?

00:11:54: Wer, wen sprechen wir damit an?

00:11:56: Beide Veranstaltungen sind von der Unternehmer, von der entscheideren Betrieb gedacht.

00:12:01: Derjenige, der sich tatsächlich über die möglichst optimalen Abläufe im Betrieb Gedanken macht und der das Ganze zusammenführt in den Betrieb und der am Ende denn auch die Entscheidung über Investition oder Ausgabe trifft.

00:12:14: gerne darf natürlich auch die Büroleitungen mitgebracht werden, wenn das eine andere Person wäre.

00:12:19: Weil sie ja auch sehr viel mit diesen Systemen zu tun hat also alles was Auftragsabwicklung wie gesagt Dokumentation Kommunikation ist.

00:12:26: Kommunikations zwischen Büro und Baustelle da ist es geschicktes.

00:12:29: Büro ist quasi noch mit an Bord.

00:12:31: Klingt auf jeden Fall super spannend!

00:12:33: Also wir verlinken beide Seminare natürlich unten in den Show-Notes und freuen uns wenn ihr dabei seid.

00:12:39: Genau also nehmt die Gelegenheit wahr.

00:12:42: besucht Diese Veranstaltungen sind wirklich wichtig, damit ihr eure Prozesse, eure Abläufe da sicher seid.

00:12:50: Damit ihr die richtigen Instrumente kennenlernt um euch da zu optimieren.

00:12:54: Denn das ist Zeit und Geld, die ihr da sparen werdet.

00:12:58: Deswegen kommt einfach vorbei und schaut's euch an!

00:13:00: Danke euch beiden.

00:13:01: hört wieder rein beim Richtfest verpasst keine Folge.

00:13:05: sendet uns eine Nachricht an die E-Mail unten in den Show Notes und folgt uns in den sozialen Medien im ganzen Land.

00:13:18: ihr Feierpaul.